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如何写好一封邮件

Posted in 2018
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前两天和 Mok 聊到写邮件这件事情, 发现大多数职场人士在使用邮件的事情都会有各种各样的毛病。所以,今天就专门聊聊我是怎么写邮件的。

常见错误

邮件不是 IM 工具

  1. 不要在内容中加入各种表情;
  2. 不要花花绿绿各种颜色;
  3. 不要乱复制内容,导致内容出现多种格式;

如果你看到上述这样的邮件,会不会有一种置身「车祸现场」的感觉?

不要打扰无关人员

我在魅族的时候,特别讨厌有人发「超级邮件」,就是那种超多收件人、抄送人、邮件组的邮件。其中经常会出现 @ xxx 完成微博发送 这样的指令内容。这样的邮件有这样的几个问题:

  1. 打扰了很多人;
  2. 即便是相关人员,也需要去邮件里面检索「任务」;
  3. 相关人员回复时很可能回复所有人,导致二次打扰;(这一点后面说)
  4. 不利于保密。

这里简单说一说我去协调各部门时候发邮件的流程:

  1. 首先单独和相关对接人沟通,确认好所有细节;
  2. 输出成书面邮件单独发送对接人,并会按照要求抄送相关领导和邮件组;
  3. 邮件发送以后通知相关对接人。

这样做虽然会稍显麻烦,但只是我自己比较麻烦而已,会让后续对接人更加直接明确知道自己的责任是什么,避免出现纰漏和泄密事件同时也不会打扰到无关人员。

另外,也别在邮件里面用大字号和粗体标明「请立刻回复」这样的字眼了。

One mail ,One Topic
一封邮件,只说一件事情,即便是同一个对接人,另外一件事情也请另外发一封邮件进行说明。

分清楚 Reply 和 Reply all 的区别

  • Reply:仅回复发件人;
  • Reply all :回复发件人及所有收件人;

很多人可能并不清楚两者区别,总有人会直接 Reply all 上面提到过的「超级邮件」,导致有一封邮件产生的回复也会出现几十次,你想想,几十上百个收件人,收到同一封邮件和自己无关的邮件是一种怎样的感觉?

没有标题
虽然我不喜欢标题党,但是我一直都认为邮件的标题非常重要,它能让收件人第一眼就看到这封邮件的主要内容是什么。所以,标题要说清楚是什么事情,这样也会更利于后面的检索。

如何写好一封邮件

  1. 认真想想你有没有上述的那些问题;
  2. 注意排版,不要求多好看,但至少要有良好的可读性;
  3. 逻辑清晰且严密(可采用 SCQA 结构)。

SCQA 原则:
- Situation:注明邮件的背景(context),提前声明一些概念,避免收件人不知所云
- Complication:问题(冲突)是什么?
- Question:指出关键点,我们需要做什么?
- Answer:给出方案的具体行动,不需要收件人再思考判断。

一般来说,发邮件的时候都是事情即将进入实施阶段的时候,它是一份书面文件,所以大家一定要对邮件足够重视。

以上,

希望今天的分享对大家有帮助。

残照以为记

谈不上多深刻,但试图说人话。

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