如何写好一封邮件

前两天和 Mok 聊到写邮件这件事情， 发现大多数职场人士在使用邮件的事情都会有各种各样的毛病。所以，今天就专门聊聊我是怎么写邮件的。

常见错误

邮件不是 IM 工具

1. 不要在内容中加入各种表情；
2. 不要花花绿绿各种颜色；
3. 不要乱复制内容，导致内容出现多种格式；

如果你看到上述这样的邮件，会不会有一种置身「车祸现场」的感觉？

不要打扰无关人员

我在魅族的时候，特别讨厌有人发「超级邮件」，就是那种超多收件人、抄送人、邮件组的邮件。其中经常会出现 @ xxx 完成微博发送 这样的指令内容。这样的邮件有这样的几个问题：

1. 打扰了很多人；
2. 即便是相关人员，也需要去邮件里面检索「任务」；
3. 相关人员回复时很可能回复所有人，导致二次打扰；（这一点后面说）
4. 不利于保密。

这里简单说一说我去协调各部门时候发邮件的流程：

1. 首先单独和相关对接人沟通，确认好所有细节；
2. 输出成书面邮件单独发送对接人，并会按照要求抄送相关领导和邮件组；
3. 邮件发送以后通知相关对接人。

这样做虽然会稍显麻烦，但只是我自己比较麻烦而已，会让后续对接人更加直接明确知道自己的责任是什么，避免出现纰漏和泄密事件同时也不会打扰到无关人员。

另外，也别在邮件里面用大字号和粗体标明「请立刻回复」这样的字眼了。

** One mail ，One Topic ** 一封邮件，只说一件事情，即便是同一个对接人，另外一件事情也请另外发一封邮件进行说明。

** 分清楚 Reply 和 Reply all 的区别**

• Reply：仅回复发件人；
• Reply all ：回复发件人及所有收件人；

很多人可能并不清楚两者区别，总有人会直接 Reply all 上面提到过的「超级邮件」，导致有一封邮件产生的回复也会出现几十次，你想想，几十上百个收件人，收到同一封邮件和自己无关的邮件是一种怎样的感觉？

** 没有标题** 虽然我不喜欢标题党，但是我一直都认为邮件的标题非常重要，它能让收件人第一眼就看到这封邮件的主要内容是什么。所以，标题要说清楚是什么事情，这样也会更利于后面的检索。

如何写好一封邮件

1. 认真想想你有没有上述的那些问题；
2. 注意排版，不要求多好看，但至少要有良好的可读性；
3. 逻辑清晰且严密（可采用 SCQA 结构）。

SCQA 原则：

• Situation：注明邮件的背景（context），提前声明一些概念，避免收件人不知所云
• Complication：问题（冲突）是什么？
• Question：指出关键点，我们需要做什么？
• Answer：给出方案的具体行动，不需要收件人再思考判断。

一般来说，发邮件的时候都是事情即将进入实施阶段的时候，它是一份书面文件，所以大家一定要对邮件足够重视。

以上，

希望今天的分享对大家有帮助。